[Isis-users] Report on the ABCD evaluation workshop in Antwerp, Belgium

[De Smet Egbert]

dear colleagues,

attached goes the brief report (both in English and Spanish) of a workshop evaluating the status of ABCD. Thanks Ernesto Spinak for the translation to Spanish.



Brief report on the ABCD-evaluation workshop
Antwerp University March 2011

o	Introduction
In the week of 21-25 March 2011 there was a meeting convened by Egbert de Smet, promoter of the DOCBIBLAS project (Development and Capacity Building in ISIS-Based Library Automation Systems) at the University of Antwerp, Belgium, in order to evaluate the current status of the ABCD implementation and to gather recommendations on further support.
Participants were all 10 university system librarians of the VLIR-UOS partner universities (4 from Africa, 6 from Latin-America) which had opted to start using the ABCD-software developed with the support of the project of VLIR/UOS.
All 10 university libraries were represented at the workshop. Also present were two other key players: Guilda Ascencio and Ernesto Spinak. 
We give a very brief account here on the status of implementation, the challenges noted and the recommendations given. A more extensive report will be given to VLIR/UOS at a later stage and will be available upon request.
o	Status of implementation
>From the reports on the actual status of implementation, it became clear that all were more or less successful in using the basic modules of ABCD: Central, OPAC and Site. One library (Moi University in Kenya with extensive assistance from the project promoter) reached the status of full deployment including the EmpWeb loans module. Most other university libraries also were close to finishing the preparation of either the EmpWeb or the Central loans modules. But the use of SeCS-Web is limited to only one or two where sufficient journals are to be administered to justify the use of this specialized ABCD module.
Along with these implementations it was noted that ABCD has attracted the interest of other surrounding institutes, e.g. in Kenya, Bolivia and Ecuador at least several other universities showed an interest to also try ABCD. In Cuba the software has been selected to be used in all universities and institutes of both the Higher Education ministry and the Health sector. The current development and new ideas for ABCD were highlighted by G. Ascencio, e.g. multiple bases-folders and loans system based on copy-information into the catalog, and E. de Smet (using meta-search and PDF-upload for digital library purposes). The project’s promoter and the participants were happy to note that there is still quite some real life and development.
o	Challenges
Challenges however also exist and should not be ignored: installation difficulties, still insufficient (or insufficiently updated) documentation, the problematic relationship with IT-centres providing the necessary connectivity for ABCD, lack of in-depth knowledge on the underlying (C)ISIS database management, interoperability with other softwares by OAI/webservices and full-text capabilities.
o	Recommendations
The main recommendations mostly were based on the observation that ABCD is a quite generic software (not a closed-box solution), which in itself is very valuable and represents a major advantage to other FOSS solutions for libraries and documentation centers, but requires for this vey reason also more than typically support and training. 
The high ‘dynamics’ typically for Southern university library staff (mostly good people leaving for better-remunerated posts…) requires repeated training efforts. The documentation, mostly lacking in English, should be completed and updated more frequently as long as the software is getting many changes and new features. Communication interfaces (bidirectional web services, SIP2 for self service loans) should be developed for better integration with other information systems in the institutes. OAI and full-text applications should be improved to maintain the claim that ABCD is a ‘swiss knife’ for libraries and documentation centers. Other servers and websites with mirrors outside the Health-sector-bound BIREME scope should be established and in fact are available for this purpose, e.g. to offer ABCD downloads. 
The statistics package should be elaborated to support internationals standards for library performance measurement.
VLIR/UOS is kindly requested to continue their support to not risk losing their high investments and in view of the very high but not-yet fully reached potential of ABCD with the partner institutes.
Regional networking should be supported with some activities (regional workshops, mirrors). 
For the developers it is recommended to provide full packages of updates (not just patches) for easier installation and better synchronizing in between the many users. More digital library functions and documentation should be provided, including tutorials.
For the institutions themselves it is recommended to start using collaboration platforms such as Google Groups for better/easier communication and organization of regional activities, with more active promotion of ABCD in the surrounding community (academic and local).
o	Conclusion
Generally the participants were very happy with the dynamics generated by the workshop, not only in improving technical knowledge (with e.g. an excellent introduction about the power of the CISIS tools by E. Spinak) but also in social networking - nothing surpasses face-to-face interaction! - amongst ABCD managers and encouragement for the developers/managers of ABCD being present at the workshop. Seeing ABCD managers being enthusiast and very keen on further improvements is indeed the best possible encouragement for the project leaders.

Egbert de Smet
University of Antwerp, Belgium
Promoter DOCBIBLAS for VLIR/UOS
 


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Informe del taller de evaluación de ABCD
Antwerp University, marzo 2011

o	Introducción
En la semana del 21-25 de marzo de 2011 tuvo lugar una reunión organizada por Egbert de Smet, promotor del proyecto DOCBIBLAS (Development and Capacity Building in ISIS-Based Library Automation Systems) en la Universidad de Antwerpe, Bélgica, a los efectos de evaluar la situación actual de la implementación de ABCD y reunir recomendaciones para apoyo futuro.
Los participantes fueron todos los bibliotecarios de sistemas de 10 universidades asociadas a VLIR/UOS (4 de Africa, 6 de América Latina), las cuales decidieron comenzar a usar el software ABCD desarrollado con el soporte del proyecto VLIR/UOS.
Las 10 bibliotecas de las universidades estaban representadas en el taller. También estuvieron presentes otros dos actores claves: Guilda Ascencio y Ernesto Spinak.
Presentamos una breve reseña aquí del estado de la implementación, los desafíos y las recomendaciones dadas. Un informe más extenso será entregado a VLIR/UOS más adelante y estará disponible a pedido.
o	Estado de la implementación
De los informes del estado actual de la implementación quedó claro que todos han sido más o menos exitosos en el uso de los módulos básicos de ABCD: Central, OPAC y el Sitio. Una biblioteca (Universidad Moi de Kenya, con extensa ayuda del promotor del proyecto) alcanzó la situación de instalación completa incluyendo el módulo de préstamos EmpWeb. La mayoría de las otras bibliotecas de las universidades también están cerca de finalizar la preparación de EmpWeb o el sistema de préstamos alternativo del módulo Central. Sin embargo el uso de SECS-Web está limitado solamente a una o dos bibliotecas que disponen de suficientes revistas para administrar que justifiquen el uso del este módulo especializado de ABCD.
Simultáneamente con estas implementación se ha notado que ABCD ha despertado el interés de otros institutos relacionados, por ejemplo en Kenya, Bolivia y Ecuador otras universidades han mostrado interés en hacer pruebas con ABCD. En Cuba el software ha sido seleccionado para ser usado en todas las universidades e institutos tanto del Ministerio de Educación Superior como del Sector Salud. El desarrollo en curso y nuevas ideas para ABCD fueron destacadas por G. Ascencio, tales como directorios para múltiples instituciones y un sistema de préstamos donde la información de las copias están integradas en el mismo catálogo, así también E. de Smet mostró el uso de metabúsqueda y carga de PDFs en los registros para crear bibliotecas digitales. El promotor del proyecto y los participantes manifestaron su satisfacción al notar que continúan todavía algunas actividades reales y desarrollo.
o	Desafíos
Los desafíos todavía existen y no deben ser ignorados: dificultades en la instalación, documentación insuficiente (o no actualizada), la relación problemática con los centros de informática para suministrar la conectividad necesaria para ABCD, falta de mayor conocimiento de la tecnología subyacente de administración de bases de datos CISIS, la interoperabilidad con otros softwares, los webservices OAI y las capacidades de texto completo.
o	Recomendaciones
Las recomendaciones principales se basan en la observación de que ABCD es un software muy genérico (no es una solución “llave en mano”), lo que en si mismo es muy valioso y representa una ventaja principal sobre otras soluciones FOSS para bibliotecas y centros de documentación, pero requiere por esa misma razón más soporte y entrenamiento.
La alta rotatividad típica en el personal de bibliotecas del hemisferio sur (en su mayoría buenos profesionales que salen a trabajos mejor remunerados) requieren esfuerzos repetidos de entrenamiento. La documentación, en su mayoría escasa en inglés, debería ser completada y actualizada con más frecuencia en la medida que el software está teniendo muchos cambios y nuevas funcionalidades. Deberán ser desarrolladas interfaces de comunicación (web services bidireccionales, SIP2 para servicios de préstamos) para mejor integración con otros sistemas de información en las instituciones. Deberán mejorarse el OAI y las aplicaciones de texto completo para mantener la consigna de que ABCD es una “navaja suiza” para bibliotecas y centros de documentación. Deberán instalarse otros servidores y sitios web fuera de la red de salud asociada a Bireme, que de hecho ya están disponibles para descarga de ABCD y se han ofrecido.
El paquete de estadísticas deberá ser elaborado para que responda a las normas internacionales de medición de resultados de bibliotecas.
Se ha solicitado a VLIR/UOS que continúe con el apoyo para no correr el riesgo de perder todos estos esfuerzos y en vista de que aún no se ha llegado al pleno potencial de ABCD.
Algunas actividades deberán ser apoyadas a través de redes regionales (talleres, sitios mirror).
Se recomienda a los desarrolladores suministrar paquetes completos de actualizaciones (no solamente los parches), para facilitar la instalación y mejor sincronización entre los muchos usuarios. Deberán proveerse más funciones de biblioteca digital incluyendo tutoriales.
A las instituciones mismas se recomienda comenzar a usar plataformas cooperativas tales como los Google Groups para la comunicación mejor y más simple y la organización de actividades regionales, con mayor promoción de ABCD en la comunidad asociada (académica y local)
o	Conclusión
En general los participantes estuvieron satisfechos con la dinámica generada por el taller, no solamente en mejorar el conocimiento técnico (por ejemplo una introducción excelente sobre el poder de las herramientas de CISIS a cargo de E. Spinak) sino también por la red social – nada supera a la interacción cara a cara– entre los administradores de ABCD y desarrolladores de ABCD que estuvieron presentes en el taller. Ver a los administradores de ABCD con entusiasmo y muy ansiosos por nuevas mejoras es de hecho la mejor manera de animar a los líderes del proyecto.
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